大手FA機器メーカー様　移転総合サポート案件

総務系物流の幅広いサービス領域で移転後のオフィス運用も含めてサポート

ヒガシ21グループでは創業以来、多種多様な企業様へオフィス移転や帳票物流、メール室運営等、総務系物流の支援を行ってまいりました。
中でも、ヒガシオフィスサービスではこれまでに培った豊富なノウハウを活用し、お客様のもう一人の総務担当者として、大きな業務負荷のかかるオフィス移転プロジェクトをサポートしております。

通常、オフィス移転では規模により準備期間（中小規模でも準備期間は6ヶ月～1年程度）が異なり、移転スケジュールによって準備期間中の業務の繁閑に差があります。
移転の準備が始まり、移転日が近づくにつれて各所との調整や新旧オフィス両方での作業が増加します。移転1～2ヶ月前からは従業員に対して移転説明会や社外業務が発生し、繁忙のピークを迎えます。
また、移転完了後も1ヶ月程度は新オフィスの使い方等運用面について問い合わせ対応に追われ、通常業務にしわ寄せが出ることも珍しくありません。
掲題の大手FAメーカー様についても、当社で全国のオフィス移転作業を長年ご支援しておりましたが、急速な業容拡大に伴う頻回なオフィス移転や改装工事の発生で、総務ご担当者の業務負荷が増大していました。

そこで、顧客総務業務の平準化・効率化支援を目的に、オフィス移転業務に関連する総務業務、およびメール室等運営業務を当社が受託することとなりました。
本案件では、オフィス移転に伴い発生する各種届出、工事業者を含む社内外との調整・進捗管理はもとより、出張を伴う現地調査・移転説明会等についても対応いたしました。
また、移転後の対応窓口を兼ねたメール室運営サービス*等も併用いただくことで、顧客総務ご担当者の平常時の業務負荷軽減にも貢献しております。
専門的な知見を有したメール室スタッフが常駐し運営を行うことでオフィス運用の課題可視化が実現することに加え、オフィス従業員の皆様から日々伺ったご意見・ご要望を蓄積し、オフィス環境の最適化や次回移転時の計画策定に活用しております。こうした取組みを通じ、お客様企業の目指しておられる効率化・生産性向上の実現に貢献しております。
*メール室の運営については、グループ企業であるFMサポート21が担当しております。
ヒガシオフィスサービスでは、お客様のご要望と業務量にあわせてオーダーメイドで最適なサポートを実施しております。委託する業務範囲が明確でなくとも、お客様の状況を丁寧にヒアリングし、最適な業務範囲、運用体制をご提案可能です。ぜひお気軽にご相談ください。

プロジェクトデータ

■ロケーション
　大阪府ほか、全国の事業所

■対応事務所
　ヒガシオフィスサービス　西日本オフィスセンター

■期間
　2023年3月〜

■事業領域
　オフィス移転（事業所移転）サービス、メール室サービス

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